Communications

Communications는 메일과 알림을 외부로 보내고, 제대로 도착했는지 확인하는 도구를 제공합니다.

두 그룹으로 나뉩니다. Email과 Notification Management입니다.

이 영역은 정보를 학교 밖으로 보냅니다. 잘못 보낸 것은 회수할 수 없으므로 반드시 본인에게 먼저 시험 발송하십시오.

Email

Email Configuration — 발송 설정

용도. 캠퍼스별 메일 서버를 등록합니다. 화면 이름은 SMTP Configuration입니다.

접근 권한. 이메일 시스템 관리 권한이 있는 사용자.

화면 내용. Total Configurations(전체 설정), Active Configurations(사용 중), Tested Configurations(시험 완료), Success Rate(발송 성공률) 카드와 Configuration by Campus(캠퍼스별 설정) 표.

유의 사항

사용 전에 설정을 시험하십시오. 설정이 잘못되면 누군가 불편을 호소할 때까지 모든 메일이 조용히 실패합니다.
Success Rate가 갑자기 떨어지면 즉시 확인해야 합니다.

Email Templates — 메일 서식

용도. 반복해서 쓰는 메일을 미리 작성해 둡니다. 합격 통지, 등록금 안내, 시험 일정 안내 등이 해당합니다.

절차. Communications → Email → Email Templates로 이동해 서식을 만들거나 수정합니다.

유의 사항. 서식에는 자동으로 채워지는 항목(학생 이름, 금액, 기한)이 있습니다. 집단에 사용하기 전에 본인에게 한 통 보내 확인하십시오.

Bulk Email — 일괄 발송

용도. 여러 사람에게 같은 메일을 한 번에 보냅니다. 화면 이름은 Bulk Email Composer입니다.

절차

Communications → Email → Bulk Email로 이동합니다.
수신 대상 집단을 선택합니다.
서식을 고르거나 내용을 작성합니다.
검토한 뒤 발송합니다.

유의 사항

본인에게 시험 발송을 먼저 하십시오. 생략해서는 안 되는 단계입니다.
발송 전에 수신 인원 수를 확인하십시오. 예상과 다르면 대상 집단을 잘못 고른 것입니다.
발송된 메일은 회수할 수 없습니다.

Email History — 발송 이력

용도. 발송된 메일과 그 상태를 조회합니다. 화면 이름은 Email Logs입니다.

절차

Communications → Email → Email History로 이동합니다.
필터로 해당 메일을 찾습니다.
Clear를 누르면 필터가 해제됩니다.

유의 사항. 학생이 메일을 못 받았다고 하면 이곳을 먼저 확인하십시오. 발송은 성공했는데 보지 못했다면 대개 스팸함에 있습니다.

Notification Management — 알림 관리

Send Notification — 알림 발송

용도. 시스템 안에서 학생이나 교직원에게 알림을 보냅니다.

절차

Communications → Notification Management → Send Notification으로 이동합니다.
Recipients 영역에서 수신자를 선택합니다.
Notification Details 영역에 내용을 작성합니다.
발송합니다.

Email Templates(알림용)

용도. 알림과 함께 나가는 메일 서식입니다. 화면 이름은 Notification Email Templates이며 목록은 Templates에 있습니다.

유의 사항. Email 그룹의 Email Templates와 다릅니다. 이 그룹은 시스템 알림 전용입니다.

Ops — 발송 상태 확인

알림이 실제로 나갔는지 확인하는 화면 세 개입니다.

화면	용도
Outbox	발송 대기 중인 알림
Messages	생성된 알림 내용
Deliveries	수신자별 발송 결과

접근 권한. 알림 운영 조회 권한이 있는 사용자.

유의 사항

Outbox가 계속 쌓이면 발송이 막힌 것입니다. 기술 담당에게 알리십시오.
알림을 못 받았다는 문의가 오면 순서대로 확인하십시오. Messages(생성되었는가) → Outbox(발송되었는가) → Deliveries(도착했는가).

자주 있는 상황

상황	처리 순서
전체 학번에 시험 일정 안내	Email Templates → Bulk Email(시험 발송 먼저)
학생이 메일을 못 받음	Email History → 학생 스팸함 확인
알림이 도착하지 않음	Messages → Outbox → Deliveries
전교 메일이 갑자기 안 나감	Email Configuration(Success Rate 확인)
등록금 납부 기한 안내	Bulk Email, 또는 Finance 영역의 DNG Due Reminders